论信息系统项目成本管理

摘要：

2015年本人所在公司承接了某省级报社建设《报业全媒体数据采集、存储、发布和监控数字化平台》系统的项目开发工作，我作为项目经理负责全程管理整个项目。该项目的主要目标是通过改造报业采编和信息发布流程，建设报业全媒体数据采集、存储、发布和监控数字化平台，实现传统报业由单一的平面宣传向全媒体报道、发布的转型。整个项目投入1000万，历时10个月时间，涉及报社1000多名人员。
项目的成功在很大程度上取决于较好地实施了项目成本管理，我们通过在成本估算阶段采用类比估算和确定资源费率等方法进行管理；在预算阶段我们采用了逐步分解分摊和储备金分析的方法；在成本控制阶段采用绩效测量和偏差管理的方法。通过以上管理，我们实现了把项目实际超出成本有效地控制在2%以下心理预期。目前系统已经上线，运行正常。最后总结了项目管理过程中存在一些不足，以及今后改进的方向。
正文：

近年来，随着网络媒体的迅速发展，给报纸等传统媒体带来了很大的冲击，尤其是受移动互联传播的影响，造成很多报纸的发行量下降，读者结构趋于老化，广告收入大幅下滑，报纸影响力的降低。为了扭转报业的不利局面，2015年某省级报社提出建设《报业全媒体数据采集、存储、发布和监控数字化平台》，实现报纸宣传向全媒体发布转型。本人所在公司承接了该项目的软件开发和系统集成工作，我作为项目经理负责全程项目管理。该系统分为数据采集、数据存储、数据加工和信息发布、数据分析等四大模块，每个模块又分为若干个子系统。数据采集模块分为：1.稿件采写中心。包括对新闻线索的整合、采访任务的调度、全媒体稿件的管理；2.移动媒体。包括全媒体移动写稿、全媒体移动审稿，主要实现记者在新闻现场利用智能手机等移动设备进行现场文字、图片、视频的采访，并在第一时间快速传稿发送至全媒体采编平台；3.数据抓取功能。实现对各大新闻网站、微博、新闻视频等重要信息的自动采集和抓取。数据存储模块分为：1.多种稿源聚合。通过稿件汇聚技术实现自采稿件库、手机稿件库、网络稿件库、新华社稿件库、新闻线索库、数字报、报纸资料库等多种稿源的聚合和数据共享。2.采用夸库搜索引擎技术实现报社所有稿件和资料的检索以及数据挖掘，更好地为采编工作服务。数据加工模块主要实现稿件编审和在不同的渠道发布的功能，实现稿件分别在报社官方微博、网站、APP客户端、手机报以及报纸的全媒体发布。数据分析模块分为：1.监控中心，实现对全媒体内容的整个生产环节的实时监测、控制。实现对报纸大样的实时监控、对竞争对手报刊的对比分析、对互联网热点的数据分析、对新闻禁令的管控等功能。2.成品中心。实现报纸各媒体产品出版情况的实时监测、统计，在此可了解到报纸、数字报、网站、微博、手机报等全媒体产品的制作完成情况，也可以查看网站新闻点击量、微博转发、评论的数量以及报纸当日的印量、发行量等数据。
整个项目投入1000万，工期从2015年1到10月，项目涉及报社本部及十七个地方分社，几十个部门1000余参编人员。在项目管理过程中，项目的成本管理显得尤为重要，是项目成功的重要保障。在具体工作中，我采取了比较灵活的工作方法，从成本估算、成本预算、成本控制等多个方面进行管理，取得了较好的效果，项目最终成本与经过审批后的预算成本相比仅超出2%。系统于2015年11月正式上线，目前运行正常。
成本估算：编制为完成各项工作所需要的资源成本的近似估算。因为本项目工期长、投资大、项目干系人多，采购设备比较繁杂，所以我们在项目初期就制定了成本管理计划，并根据成本计划对项目进行了成本估算。成本估算要考虑对项目所有资源进行估算，因此我们制定了对设备购买、系统开发、人员费用、分包费用、分摊费用等进行了估算。我们根据以往其他报社做过的类似项目的成本发生情况，作为对该项目成本估算的重要参考，采用类比估算的方法，估算该项目的所有科目。为了实现报纸记者向全媒体记者的转型，实现记者在现场写稿、拍片、拍摄视频及传稿的需要，该报社提出为每一个报社记者配备了苹果手机作为移动采访设备，根据购置苹果手机需求，我们采用了资源单价的估算方法，与电信运营商进行谈判，确定每部手机的价格4000元，需要采购的总数量是500，获得所有报社记者使用苹果手机的总成本200万元。对于手机客户端开发模块，我们计划采用了外包的形式，我们通过招标了解供应商的投标分析，然后对此模块成本做出估算。考虑到项目计划中对于进度和人员的要求，我们根据WBS采用自底向上的估算方法，估算出总的工作量。由于在项目前期对于可能发生的成本类型进行了详细的分析和估算，所以项目最终发生的成本与前期估算成本偏差很小，控制在10%以内。
成本估算为后面的成本预算提供了一个完整的框架和坚实的基础。只有成本估算做得全面，成本预算才能更加准确。
成本预算：是把经过批准的成本估算通过WBS分配到每个工作包中，为每个工作包制定具体的成本预算，对于比较复杂的工作包确定成本控制标准，确保所有工作包的预算汇总不超过项目成本总体预算。然后把工作包中的预算分配到每个项目活动中，确定每项活动预算支出的时间，汇总确定每个时间点预算的支出，进而形成项目成本预算计划。我们在项目预算管理过程中采用了成本总计的方法，把WBS中每个工作包预算汇总形成期上一层预算，最终得到项目的总体预算，由于项目庞大复杂，我们还考虑到了项目管理上的储备，有其对于比较复杂的工作包，按照5%-10%的额度设定了管理储备。
成本预算是将成本估算进行细化，结合项目具体活动将成本进行具体演练，同时又考虑成本控制的标准，在项目的各个里程碑确定成本控制的指标。因此说，成本预算是成本控制的基础。
成本控制 成本控制是使项目活动按照成本计划完成，对项目实施过程中的项目活动发生的实际成本与项目成本预算进行对比、检查、纠错，尽量使项目实际成本控制在成本预算之内的管理过程。
在项目管理过程中，我们主要采用绩效测量的方法，对于子系统我们每周进行一次绩效测量，每两周做一次整体的绩效测量，通过进行挣值计算，与项目成本管理计划和成本预算进行比对，找出与成本管理计划和成本预算的差距。在项目实施过程中，我们制订了项目级与公司级的两极成本管理体系，当绩效测量所得实际成本与预算成本偏差在3%以内时，我们采取项目组内部处理，当超出3%时，我们提交公司级解决。当出现较大的项目偏差时，我们通过成本变更申请、成本变更评估、变更审批和变更执行最终完成成本变更。在项目进行过程中，我们曾经面临几次大的变更，在工程监理的主持下我们通过与用户方进行沟通和研讨，一起对成本基线进行修改，并将修改后的成本基线报送给相关项目干系人。
总结语 面对《报业全媒体数据采集、存储、发布和监控数字化平台》这个比较大的系统，我们通过制定成本管理计划、采用成本估算、成本预算、成本控制等管理过程，成功的实施了项目成本管理，把项目实际成本成功的控制在仅超出项目成本预算的2%的范围以内，实现了我们的预期目标。但同时我们也清醒的认识到，我们在该项目的成本管理上还存在以下不足：
1.在项目成本估算过程中对于一些科目的划分还不够详细，比如在新的平台与报社原有的采编系统数据库的打通的过程中，由于原采编系统提供商无法提供数据库接口，造成我们疏忽了对于这些数据库打通开发工作量的估算不足。
2.在成本预算管理过程中，对于一些新技术的开发成本不够了解，存在一定的误差。
3.在执行成本控制过程中，对于运用挣值法对项目做出预测做的不够。
在今后的项目管理工作中，我们应通过不断的业务学习和总结经验教训，改正以上的不足，为做好今后的项目管理工作而努力。

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